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Integrationen und Verknüpfungen

Im InLoox Integration Center verbinden Sie InLoox mit Microsoft 365 und verwalten den Zugriff auf:

  • Microsoft Outlook
  • Microsoft Teams
  • Microsoft SharePoint Online
  • Microsoft OneDrive

Mit der Microsoft 365-Integration können Sie:

Wichtig — Self-Hosted Edition

Wenn Sie InLoox Self-Hosted Edition nutzen, lesen Sie bitte den Support-Artikel zur Konfiguration von InLoox Self-Hosted für Automatisierungen mit MS365/Exchange Online.

InLoox mit Microsoft 365 verbinden​

Um die Microsoft 365-Integration vollständig nutzen zu können, stellen Sie sicher, dass Sie mit Ihren Microsoft 365-Zugangsdaten angemeldet sind.

  1. Klicken Sie in der InLoox Web App auf Integrationen. Das Integration Center wird geöffnet.
  2. Klicken Sie auf Mit Microsoft 365 verbinden.
  3. Wählen Sie Ihr Microsoft 365-Konto aus, um sich bei InLoox anzumelden. Möglicherweise werden Sie aufgefordert, Ihr Microsoft-Passwort einzugeben.

Nachdem die Verbindung hergestellt wurde, können Sie den Zugriff auf Outlook-E-Mails, Kalender, SharePoint, Teams und OneDrive jederzeit erteilen oder widerrufen.

Outlook-Posteingang in InLoox anzeigen​

Berechtigung: Emails lesen

Wenn Sie diese Berechtigung erteilen, wird Ihr Outlook-Posteingang in InLoox angezeigt. So können Sie Ihre E-Mails direkt in InLoox bearbeiten und:

  • E-Mails in InLoox-Aufgaben umwandeln
  • E-Mails und Anhänge als Projektdokumente in InLoox ablegen

E-Mails aus derselben Konversation automatisch einem Projekt zuordnen​

Berechtigung: Emails lesen

Wenn Sie diese Berechtigung erteilen, werden alle zukünftigen eingehenden und ausgehenden E-Mails aus derselben Konversation automatisch dem Projekt zugeordnet. InLoox speichert sie als .eml-Dateien im Bereich Dokumente im Ordner E-Mails des Projekts. So können Sie projektbezogene E-Mail-Konversationen direkt in InLoox nachvollziehen.

Aufgaben aus markierten E-Mails erstellen​

Berechtigung: Emails lesen

Wenn Sie diese Berechtigung erteilen und eine E-Mail in Ihrem Posteingang kennzeichnen, erstellt InLoox automatisch eine Aufgabe aus dieser E-Mail. Klicken Sie dazu einfach in Microsoft Outlook auf das Flaggen-Symbol der entsprechenden E-Mail. So können Sie Ihren Posteingang effizient abarbeiten und mit nur einem Klick persönliche InLoox-Aufgaben erstellen.

Wenn Sie diese persönlichen Aufgaben als Projektaufgaben verwenden möchten, wechseln Sie in InLoox Web App in den Bereich Arbeitsplatz und weisen Sie die Aufgaben einem Projekt zu.

E-Mail-Kennzeichnung zwischen InLoox und Outlook synchronisieren​

Berechtigung: Emails bearbeiten

Wenn Sie die Berechtigung zum Aktualisieren von Kennzeichnungen in E-Mails erteilen, hält InLoox diese Informationen automatisch mit Outlook synchron. Sobald Sie eine Aufgabe, die durch das Kennzeichnen einer E-Mail in Outlook erstellt wurde, in InLoox auf Erledigt setzen, erhält die entsprechende E-Mail auch in Outlook ein Erledigt-Häkchen. Das reduziert doppelte Arbeit und sorgt dafür, dass Ihr Outlook-Posteingang und Ihre InLoox-Aufgaben stets auf dem gleichen Stand sind.

Outlook-Kalender für die Zeiterfassung verwenden​

Berechtigung: Kalender lesen

Wenn Sie diese Berechtigung erteilen, können Sie Outlook-Kalendereinträge als Arbeitszeit in InLoox erfassen und Projekten, Gantt-Elementen oder Projektaufgaben zuordnen. Das vereinfacht die projektbezogene Zeiterfassung und stellt sicher, dass abrechenbare Stunden korrekt erfasst werden.

Terminen nach der Buchung automatisch eine Kategorie zuweisen​

Berechtigung: Kalender schreiben

Wenn Sie diese Berechtigung erteilen, weist InLoox Kalendereinträgen automatisch die Kategorie InLoox zu, nachdem Sie sie als Zeiteintrag gebucht haben. Diese Kategorie hilft Ihnen, bereits erfasste Termine schnell zu erkennen und verhindert, dass ein Eintrag doppelt gebucht wird.

Änderungen an InLoox-Aufgaben aktualisieren Kalendereinträge​

Berechtigung: Kalender schreiben

Wenn Sie diese Berechtigung erteilen, werden Änderungen an InLoox-Aufgaben, die aus Outlook-Kalendereinträgen erstellt wurden, automatisch mit den entsprechenden Kalendereinträgen synchronisiert. Dadurch bleiben Name, Start- und Enddatum sowie Uhrzeiten stets aktuell, und Sie müssen Ihren Outlook-Kalender nicht manuell aktualisieren.

Hinweis

Wenn Start-/Enddatum und Uhrzeiten der Aufgabe aus der zugewiesenen Planungstätigkeit stammen, wird die Aufgabe bei der Synchronisierung im Kalender über den gesamten Zeitraum dieser Planungstätigkeit dargestellt.

Änderungen an Kalendereinträgen aktualisieren die InLoox-Aufgabe​

Berechtigungen: Kalender lesen, Kalender schreiben

Wenn Sie diese Berechtigungen erteilen, werden Änderungen an Kalendereinträgen automatisch mit den entsprechenden InLoox-Aufgaben synchronisiert. Dadurch bleiben Name, Start- und Enddatum sowie Uhrzeiten von InLoox-Aufgaben, die aus Kalendereinträgen erstellt wurden, stets aktuell, ohne dass Sie diese manuell in InLoox anpassen müssen.

SharePoint Online or Teams für Dokumentenmanagement verwenden​

Berechtigung: Dokumente lesen, Dokumente schreiben

Wenn Sie diese Berechtigung erteilen, können Dokumente auf der SharePoint-Website Ihres Unternehmens oder in Microsoft Teams gespeichert werden. Wenn Sie eine Datei an ein InLoox-Element wie z. B. eine Aufgabe oder einen Zeiteintrag anhängen, fordert InLoox Sie zunächst dazu auf, die SharePoint-Verbindung zu initialisieren, um die erforderliche Ordnerstruktur zu erstellen. Anschließend werden Ordner und Dokumente zwischen InLoox und SharePoint synchron gehalten.

Hinweis

Für die Einrichtung der Integration von InLoox mit SharePoint Online benötigen Sie Administratorrechte in InLoox sowie Administratorrechte für SharePoint Online Ihres Unternehmens. Diese Berechtigung können Sie über das InLoox Integration Center nicht mehr entfernen, da die Integration mit Microsoft SharePoint nur vom Administrator geändert bzw. entfernt werden kann.

Vollzugriff auf SharePoint-Bibliotheken aktivieren​

Berechtigung: SharePoint Bibliotheken verwalten

Wenn Sie diese Berechtigung erteilen, wird automatisch eine SharePoint-Bibliothek auf Grundlage der in den InLoox-Kontoeinstellungen definierten Regeln erstellt.

Hinweis

Voraussetzung hierfür ist, dass Sie die Berechtigung zur Nutzung von SharePoint Online oder Microsoft Teams als Dokumentenspeicher erteilt haben.